INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

Con questa informativa la PLV FATEBENEFRATELLI spiega come tratta i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e del d.lgs. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali, così come modificato dal d.lgs. 101/2018.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è la Provincia Lombardo Veneta dell’Ordine Ospedaliero San Giovanni di Dio Fatebenefratelli, avente sede in Via Pilastroni, 4 – 25125  Brescia. Mail: direzionegenerale@fatebenefratelli.eu 

2. Responsabile della protezione dati

Il dato di contatto del Responsabile della protezione dati è: dpo.plv@fatebenefratelli.eu

3. Finalità del trattamento

I dati da lei direttamente forniti per segnalare presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la PLV FATEBENEFRATELLI, verranno trattati dalla stessa per gestire tali situazioni. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate. In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

4. Tipologia di dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” di cui all’art. 9 GDPR e di dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 GDPR.

5. Basi giuridiche del trattamento

Tenuto conto della normativa di riferimento si precisa che:

• il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
• il trattamento di dati “particolari”, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 9 GDPR, è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudizioaria o ogni qualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali (art.9, comma 2, lettera b e f del GDPR);
• il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).

6. Soggetti autorizzati a trattare i dati

A sua tutela, solo il Responsabile della Gestione delle Segnalazioni, all’interno della PLV FATEBENEFRATELLI, è in grado di associare le segnalazioni alle identità dei segnalanti. Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni.

7. Responsabile del trattamento

La PLV FATEBENEFRATELLI si avvale di DigitalPA, in qualità di partner tecnologico, al quale è affidata la gestione della piattaforma di gestione delle segnalazioni, designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

8. Categorie di destinatari dei dati personali

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, su loro richiesta, possono essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria e all’ANAC, Autorità nazionale anticorruzione. Tali soggetti pubblici sono tutti Titolari autonomi del trattamento.

Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.

9. Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. La PLV FATEBENEFRATELLI attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti e adotta idonee misure di sicurezza organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

10. Periodo di conservazione dei dati

Il Responsabile della Gestione delle Segnalazioni effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di mancanza di utilità ne dispone la cancellazione immediata. I dati personali vengono conservati per un periodo massimo di 5 anni dalla notifica della chiusura della segnalazione.

11. Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

Al fine di classificare la segnalazione come whistleblowing i suoi dati identificativi (nome, cognome) possono essere forniti in via facoltativa in quanto le segnalazioni anonime possono essere liberamente valutate dalla PLV FATEBENEFRATELLI, come espressamente previsto dal D.Lgs. 24/2023. E’ rimessa invece a ciascun segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire per circostanziare la segnalazione.

12. Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli articoli da 18 a 22 del Regolamento laddove applicabili. Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata a: Provincia Lombardo Veneta dell’Ordine Ospedaliero San Giovanni di Dio Fatebenefratelli, avente sede in Via Pilastroni, 4 – 25125  Brescia. Mail: direzionegenerale@fatebenefratelli.eu.

Qualora ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al d.lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it .